TES FAKTORİNG

 

1992 Yılında karakter tabanlı ortamda geliştirilen ve 2001 yılında Windows ortamına aktarılan ve 2007 Yılında BBDK nin gereksinimleri doğrultusunda olağanüstü yenilenen entegre programlar bütünlüğüdür.
Genel muhasebe ve Faktoring işlemleri TAM anlamıyla iç içe ve tam entegre olarak çalışmaktadır.
Program, Ortak Kullanım, Faktoring ve Muhasebe olarak üç ayrı temel modül halinde iç içe çalışmaktadır.  

I) ORTAK KULLANIM Modülü

ROLLER / KULLANICILAR

Şirket organizasyon yapısı, diğer anlamda kadrolar veya roller programa tanımlanır. Kadrolar / Roller tanımlandıktan sonra kullanıcı isimleri ve doğal olarak şifreleri verilir ve her kullanıcının hangi rolde olduğu tayin edilir.

MENULER

Programın temel menüleri dışında özellikle Faktoring kısmındaki her işlem adımı kullanıcı tarafından tanımlanır. Diğer bir anlatımla, müşterilerden alınan çekler eğer istenir ise , pazarlık esnasında normal portföye değil de kullanıcı tarafından tanımlanan bekleyenler  portföyüne  kaydedilebilir. Bu menü adımında kullanılacak belgeler ve  muhasebe entegrasyon ayakları ihtiyaca göre tanımlanır.
Tanımlanan menü adımlarının hangi roller tarafından hangi amaçla kullanılacağı tayin edilir. Bu sayede, bir kullanıcının menüsünde bankaya çıkış adımı varken diğer kullanıcıda söz konusu menü adımı ekranda dahi görünmez.

DÖVİZLER

Program internet üzerinden TC: Merkez Bankası döviz kurlarını kendisi yükleyebilir.

YAZICILAR

Sistem bütünlüğündeki grafik ve nokta vuruşlu yazıcılar tanımlanır.

GELİŞMİŞ RAPOR SİSTEMİ

Kağıda basılacak her rapor öncelikle ekranda izlenebilir. Ekranda izlenen her rapor kendi formatında daha sonra izlenmek üzere saklanabilir, Excel veya HTML (WEB) veya TEXT formatına dönüştürülebilir.
Rapor içinde bilgi aramak, raporu istenilen şekilde düzenlemek mümkündür.


II) MUHASEBE Modülü

BDDK tarafında Faktoring şirketlerinde kullanılması zorunlu olan Muhasebe standartlarındadır. Hesap kodlama yapısını aynen kullanmaktadır.
Klasik anlamda bilinen muhasebe işlemleri, fiş girişi, mizan, muavin, yevmiye, kebir raporları, beyannameler vb.leri  mevcuttur. Diğer programlardan farkı; tanımlanabilir tablolarıdır. Kar/Zarar, bilanço, nakit akım, banka hesap vaziyetleri, giderler, gelirler vb tarzda her türlü tablo kullanıcı tarafından tanımlanabilir. Bir kez yapılan tanımla sonrasında, her kullanıcı tarafından faydalanılır.
Muhasebe programında, her hesapta yabancı para ve miktar bilgileri de mevcuttur. Mizan döviz ve/veya TL bazında alınabilir. Envanter gibi basit tarzdaki miktar hesapları takip edilebilir.
Dönem sonlarında, reeskont ve evalüasyon raporları otomatik yapılır. Bunların muhasebe fişleri otomatik kesilir.
Aynı şekilde, BDDK tarafında istenen tüm zorunlu raporlar otomatik hazırlanır.
Muhasebe ile Faktoring iç içe çalıştığından, her faktoring işlemi bordro hazırlandığı anda muhasebe fişi kesilir. Değişiklik ve iptallerde doğal olarak fiş değişikliği yapılır.
Muhasebe fişlerinin bordrolar ile ilişkileri ana kullanıcı bazında serbest iken, normal kullanıcılar bazında değişiklik yapılması imkansızdır.
Faktoring kısmındaki her işlem Muhasebede işlem kodları ve menü adımları ile takip edilir. Sistem tarafından düzenlenen her fişin operasyon menü adımı ile aynı olan fiş türü vardır. Örneğin; bankaya tahsile çıkan çeklerin muhasebe fişlerini  görmek için sadece 1-2 tuşa basmak yeterlidir.
Muhasebede klasik muhasebe raporları (fiş listeleri, mizanlar, muavinler, yevmiye kebir dışında) mali tablolar ve bilanço tabloları en önemli unsurlarıdır.
Özet Gelir Tablosu,
İşletme Ayrıntılı Gelir Tablosu,
Fon Akım Tablosu
Kar dağılım Tablosu
Satışların Maliyeti Tablosu
Nakit Akım Tablosu,
Yıllık ve dönemsel karşılaştırma bilançolar
ve ihtiyaca göre kullanıcı tarafından tanımlanabilir sonsuz sayıda tablodan bahsedilebilir.


II) FAKTORİNG Modülü

Pazarlama ve operasyon olarak iki ayrı modül halindedir.

II.1) PAZARLAMA

Klasik anlamda müşteri olarak adlandırılan dosyalar Piyasa, Potansiyel, Akredite, Müşteri olmak üzere 4 tanedir. Piyasa: bir şekilde bilgisi elde edilen (belki de sadece adresi bilinen)  türdeki bilgilerdir. Dernekler, odalar vb yerlerden excel formatında temin edilen bilgiler excel’den veri transferi yönetimi ile “piyasa” dosyasına yüklenebilir.
Pazarlamacılar PİYASA dosyasındaki bir adayı seçerek çalışmaya başlayabilirler. Aday durumundaki müşteri ile pazarlamacı arasındaki diyalog başladığında müşteri POTANSİYEL gruba transfer edilir. Artık, burada tüm görüşmeler ve aday hakkında toplanılan her bilgi sisteme işlenir. Müşteri hakkında tutulan temel bilgilere bakıldığında:
- Temel adres, telefon, elektronik posta bilgileri
- BDDK sınıflandırma bilgileri (BDDK sektör, faaliyet, risk taraf kodları gibi)
- Kurumsal Bilgileri ( tic. sicil, v. Dairesi, çalışanlar, merkezler, şubeler gibi)
- Çalışan bilgileri ( Yönetim Kurulu Bşk.. Genel Md. Finansman Md gibi. ve tlf , e-posta bilgileri,
varsa ortaklık ilişkileri)
- Çalıştığı bankalar, ( şubesi, nakit ve Gayrı nakit limitleri, riskleri ve ilgili notları)
- Leasing (finansal Kiralama bilgileri) FK ile borçlanılan yapıları
- Firma ilişkileri (kim kiminle hangi düzeyde ortak, nasıl bir ilişki var)
gözlenir. Pazarlamacıların müşteri ile yaptığı görüşmelerde;
- görüşmenin yapıldığı tarih, yer
- görüşülen kişiler,
- toplantıya katılanlar, (müşteriden ve şirketten)
- görüşmenin aşaması,
- görüşmenin sonucu,
- görüşmenin yorumu
- sonraki toplantı tarihi
- görüşme notları
yazılır.
Müşteriden alınan tüm evraklar sisteme kaydedilir. Bu evraklar hakkında;
- evrak tarihi,
- evrak niteliği (isteye göre kodlanır)
- evrak düzenleme tarihi
- evrak geçerlilik tarihi,
- evrağı alan kişi
- evrağın bilgisayar ortamında dosyası,
- evrağı onaylayan/reddeden kişi ve tarihi
- evrak hakkında notlar
tutulur.
Potansiyel müşteri sınıfına alınan müşteri, şirketin kredi onay komisyonu tarafından akredite olmu ve limit tayin edilmiş ise artık sınıf değiştirir ve AKREDİTE müşteriler grubuna aktarılır.
AKREDİTE olan müşteri ile yapılan sözleşmeler için tayin edilen limitler sisteme girilir.
AKREDİTE olan müşteri faktoring yapılmaya başladığında da MÜŞTERİ grubuna aktarılır ve artık sürekli çalışır.
Yukarıda anlatılan şekilde müşterilerin sınıf değiştirmesi her iki yönde olabilmektedir.
Doğal olarak bu kadar bilginin tutulduğu bir ortamda, pazarlamacıların müşteri ile görüşmeleri vb. ihtiyaçları, bir anda sadece genel müdürlere e-posta atılması vs gibi eylemler..işin gerektirdiği şekilde yapılmaktadır.
Müşteri’ye satış yapıldığında bir batch açılır. Her satış batch’inde;
- Açılış, kapanış tarihi
- Ön ödeme ve faiz oranları
- Faizin hesaplanma şekilleri,
- Gün valörlerin nasıl ekleneceği
- Komisyonlar vb bilgiler
- BDDK açısında sınıflandırma
bilgiler kaydedilir. Batch bilgilerinin her değişikliği saklanır. Değişiklikler izlenebilir.
Her müşteriye bir pazarlamacı tayin edilebilir ve pazarlama kendi müşterilerini kolaylık ayrı raporlar ve izler.

II.2) OPERASYON

Operasyon kısmı TANIMLAMALAR ve İŞLEMLER (MENÜLER) olarak ikiye ayrılır.

II.2.a) TANIMLAMALAR

Tüm operasyonun nasıl ve ne şekilde çalışacağını ve işlemlerin nasıl muhasebeleşeceğini tayin eder. Tanımlamalarda parametrik yapıdadır.
- Tüm bankalar, şubeler, dış faktoring şirketlerini ve şubelerini içerir.
- Tatil günleri, çek/senet valörleri, ek günlerin nasıl ekleneceğini,
- Kullanılacak belge tipleri, portföyler
- Operasyon işlem adımları ( portföy giriş, bankaya tahsile, teminata çıkış)
- Autopayment çalışmaları
- Müşteri banka havale işlemleri, nakit işlemleri , iade işlemleri, karılıksız işlemleri )
- Dekont, komisyon, faiz faturaları tanımlamaları
- Yapılan tüm tanımlamaların muhasebe ayaklarının nasıl çalışacağı tayin edilir.
- İşlem kodları
gibi tanımları içerir.
Operasyondaki her işlemin bir işlem kodu vardır. İşlem kodlarının işleyişi tayin edilir.


II.2.b) İŞLEMLER

Her iş bir bordro ile yapılır. Temel 4 ana sınıf ve her sınıfta özelliğine göre alt işlemler vardır.
Giriş hareketleri : Çek, Senet, Fatura girişleridir ve en temel noktadır. Çekler için özel tarayıcı (scanner) kullanılıyor ise çeklerin her iki yüzünün renkli resimleri sistemde saklanır. Çek girişi sırasında, elle yazılan veya excelden transfer edilen bordro giriş listesi ile çek resimleri program tarafından eşleştirilir. Program tarafından eşleştirilemeyen çekler kullanıcı tarafından eşlenir.  
Çıkış hareketleri:  çek/senet/faturaların işlem görmesi anlamındadır. Amacına uyun olarak bankaya çıkışları, bankadan iadeleri, otomatik tahsilatları ve müşteriye iade vb adımları içerir.
Bankaya çıkış işlemleri elle istenilen çeklerin/ senetlerin çıkılması veya tayin edilen tercihlere göre otomatik olarak yapılabilir. Elle çıkılacak mali belgelerde doğa olarak belgenin bordro nosu ve sıra nosu yazılmak suretiyle yapılır. Sistem çıkışı yapılacak bilgilerin doğru portföylerde olmasını kontrol  eder, değilse izin vermez.
Tayin edilen tercihlere göre çıkış yapılmasında, istenilen toplam tutar, vade, keşide yeri, banka, asgari ve azami tutar şeklinde yapılır. Program yapılan tercihlere belirtilen marjlarda uyan çekleri seçer ve seçilmişlerin içinde istenilen ayıklama yapıldıktan sonra çıkış işlemine onay verilir ve yapılır.
Otomatik tahsilatlar, istenilen zamanda istenilen vade aralığındaki istenilen yerdeki çek ve senetlerin otomatik tahsil edildi işlemlerini yapar. Otomatik tahsilatlar banka ve şubelerine göre bordrolara ve dolayısıyla muhasebe evraklarına işlenir.
Yukarıdaki örnekler ihtiyaçlara göre istenilen sayı ve şekilde düzenlenir.

II.2.c) İŞLEMLERİN TARİHÇESi

Çek / Senet / Fatura tarzı faktoringe konu olan işlemlerin tarihçeleri tutulur ve sürekli olarak izlenir, raporlanır.
BDDK açısında temlik fatura bedellerin takibi işlemi özel adımlar mevcuttur. Bu sayede, temlik faturalarının ne kadarının kullanıldığı, ne kadarının müsait olduğu ayrıca izlenir.

II.3) FAİZLER, KOMİSYONLAR, DEKONTLAR

Müşteri hesap ekstreleri, batch ve  müşteri bazında ihtiyaçları karşılayacak şekildedir. Hatta gerekirse, (bugüne kadar talep olmamasına rağmen) cari hesap ilişkileri WEB üzerinden takip edilebilir.
Batchlerin kapanış tarihine, satışın türüne göre faizler hesaplanır, kesilecek faiz faturaları onay dosyasına yazılır. İstenirse değişiklik yapılır ve onaylanıp faturaları kesilir. Dekontlarda benzer şekildedir. Her işlemde komisyon tahakkuk ettirmek mümkündür.


II.4) KULLANILAN KREDİLER

Kullanılan krediler, mali piyasalar ile faiz ilişkileri takip edilir. Faizler hesaplanır. Gerekli işlemler yapılır.

II.4) RAPORLAR

Her türlü bordro işlemleri için kullanıcı tarafından istenilen sayıda özel rapor tanımlanır ve istenilen her şey alınabilir.
Pazarlama açısında genelde herşeyin on-line olmasına rağmen,
Alınan Evraklar raporu,
Görüşmeler Raporu,
Müşteri listelerinden bahsedilebilir.
Müşteri Kullanım raporu sayesinde, müşteri deposu, limiti, riski, teminatı vb. her türlü bilginin yer aldığı temel raporlar ancak, detaylı incelemeler ve örneklerle anlaşılacağından burada detaylandırılmamıştır. Genel başlıkları ile belirtilmek gerekirse,
Belge genel Raporu (Kendi içinde sonsuz sayıdadır)
Tarihçe raporu,
Takas raporu,
Likidite raporu
Kullanım raporu,
Kesilecek faturalar raporu,
Ciro raporu,
Faturalar raporu,
Hesap ekstreleri,
Banka Kredi toplam Raporu (MS100UF)
Sektörel Dağılım Raporu ( SD201UF)
Alacaklar Raporu (AL101UF)
FS101UF raporu
Reeskont Raporu
Evalüasyon Raporu
Belge Sorgulama raporu (iç denetim)

III) DÖKÜMANTASYON

Programda her türlü belgenin saklanması izlenmesi ve arşivlenmesini içeren bir programdır. Gelen ve giden evrakta başlayıp, işletme içinde tüm evrakları arşivlemektedir.


 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Copyright © Tam Bilgisayar Hizmetleri A.Ş. 2011